Phần mềm phòng họp không giấy tờ
Phần mềm phòng họp không giấy tờ
Phần mềm phòng họp không giấy tờ hay còn được gọi là phòng họp điện tử hoặc phòng họp trực tuyến, là một hình thức tổ chức cuộc họp mà không cần sử dụng giấy tờ truyền thống như tài liệu in, bản vẽ, bảng trắng, v.v. Thay vào đó, các công nghệ và phần mềm hỗ trợ trực tuyến được sử dụng để chia sẻ thông tin, tài liệu và tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp. Phần mềm phòng họp không giấy tờ được HCTECH phát triển có các tính năng sau:
1. Tính năng quản lý phòng họp:
-
Tiếp nhận danh sách các lịch họp được đăng ký tổ chức, xem xét nội dung lịch họp.
-
Chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung cuộc họp, đại biểu tham dự.
-
Thiết lập chương trình phiên họp (Phê duyệt hoặc từ chối lịch họp)
-
Gửi lịch họp.
-
Gửi, nhận tài liệu cuộc họp cho thành viên xem trước
2. Tính năng biểu quyết
-
Gửi Phiếu lấy ý kiến kèm theo các tài liệu
-
Nhận các văn bản góp ý của các thành viên
-
Biểu quyết nội dung với tính xác thực bằng chữ ký điện tử;
-
Tổng hợp ý kiến góp ý, tổng hợp biểu quyết;
-
Nhắc quá hạn cho ý kiến;
-
Thông báo khi có các tài liệu mới cần xử lý
3. Tính năng nhắc lịch họp
-
Đặt lịch thông báo nhắc nhở lịch họp cho các thành viên tham gia cuộc họp.
-
Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho đại biểu qua ứng dụng phần mềm (SMS, Email).
-
Thông báo trùng lịch họp của các thành viên tham gia cuộc họp.
4. Tính năng đảm bảo quy trình tổ chức cuộc họp
-
Điểm danh;
-
Đăng ký phát biểu;
-
Báo cáo tổng hợp ý kiến
-
Ghi chú cá nhân;
-
Góp ý nội dung;
-
Tổng hợp ý kiến góp ý, ý kiến thảo luận, ý kiến kết luận.
5. Tính năng an toàn, bảo mật thông tin cuộc họp: Bảo mật end-to-end-encryption đối với tài liệu chia sẻ cũng như các trao đổi mang tính mật, nhạy cảm.
6. Tính năng báo cáo thống kê: Thực hiện báo cáo thống kê hỗ trợ lãnh đạo theo dõi, quản lý các cuộc họp.
7. Tính năng tích hợp: có khả năng tích hợp được với các hệ thống khác theo chuẩn web service.
8. Tính năng đa nền tảng: Hệ thống phần mềm quản lý cuộc họp được triển khai tập trung, hỗ trợ người dùng sử dụng, thao tác trên thiết bị thông minh.