HCTECH khảo sát và trao đổi phương án chỉnh lý, số hóa tài liệu tại UBND xã Vu Gia

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ tại các địa phương, công tác văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và bảo tồn lâu dài các hồ sơ, tài liệu có giá trị.

Nhằm chuẩn bị cho kế hoạch triển khai dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ năm 2026, ngày 04/07/2026, HCTECH đã có buổi khảo sát thực tế tại kho lưu trữ tài liệu của UBND xã Đại Phong (cũ), hiện là Ban Chỉ huy Quân sự xã Vu Gia, đồng thời trao đổi chuyên môn với bộ phận văn thư, lưu trữ về phương án triển khai trong thời gian tới.

Khảo sát hiện trạng kho lưu trữ và công tác chuẩn bị

Tham gia buổi làm việc có đại diện bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Vu Gia cùng đội ngũ chuyên gia của HCTECH. Trong buổi khảo sát, hai bên đã trực tiếp kiểm tra hiện trạng kho lưu trữ, đánh giá điều kiện bảo quản hồ sơ, đồng thời rà soát khối lượng tài liệu đã được phân loại sơ bộ để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý và số hóa.

Theo thống kê, hiện nay 239 mét tài liệu của ba xã Đại Phong, Đại Minh và Đại Cường đã được tập trung về kho lưu trữ tại trụ sở UBND xã Đại Phong (cũ). Đây là nguồn tài liệu có giá trị phục vụ công tác quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính cũng như lưu trữ lâu dài theo quy định.

Triển khai theo từng giai đoạn

Để bảo đảm tiến độ và phù hợp với kế hoạch đầu tư, dự án được chia thành hai giai đoạn:

• Giai đoạn 1 (năm 2026): Thực hiện chỉnh lý 30 mét tài liệu và số hóa khoảng 25.000 trang tài liệu. Khối tài liệu đã được phân loại sơ bộ chủ yếu thuộc các lĩnh vực thương binh và xã hội, địa chính và xây dựng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai trong thời gian tới.
• Giai đoạn 2 (dự kiến năm 2027): Sẽ tiếp tục thực hiện chỉnh lý khoảng 120 mét tài liệu, hướng tới từng bước hoàn thiện hệ thống lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

HCTECH đề xuất phương án triển khai tại chỗ

Trong buổi làm việc, HCTECH đã trao đổi chi tiết về quy trình chỉnh lý và số hóa tài liệu theo đúng quy định hiện hành của Bộ Nội vụ, đồng thời thống nhất phương án triển khai trực tiếp tại kho lưu trữ của UBND xã Đại Phong (cũ). Việc thực hiện tại chỗ giúp hạn chế tối đa việc di chuyển hồ sơ, bảo đảm an toàn tài liệu, duy trì tính toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ và đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin.

Theo kế hoạch dự kiến, công tác chỉnh lý và số hóa giai đoạn 1 sẽ được triển khai trong tháng 8 và tháng 9/2026. Trong thời gian chuẩn bị, HCTECH sẽ hoàn thiện đầy đủ các hồ sơ cần thiết như hợp đồng, hồ sơ yêu cầu, đơn xin nhận thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu liên quan để bảo đảm tiến độ triển khai.

Đồng hành cùng địa phương trong chuyển đổi số công tác lưu trữ

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chỉnh lý và số hóa tài liệu, HCTECH sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn, quy trình triển khai bài bản và luôn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Bên cạnh việc bảo đảm chất lượng chuyên môn, HCTECH đặc biệt chú trọng đến công tác bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu và tổ chức thi công khoa học ngay tại đơn vị.

Buổi khảo sát và trao đổi tại UBND xã Vu Gia là bước chuẩn bị quan trọng để hai bên phối hợp triển khai dự án đúng tiến độ, góp phần từng bước hiện đại hóa công tác quản lý tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả khai thác hồ sơ và phục vụ mục tiêu xây dựng chính quyền số tại địa phương.

Đà Nẵng, ngày 07 tháng 07 năm 2026
Người viết: Phạm Ngọc Toàn