HCTECH trao đổi giải pháp chuyển đổi số và số hóa tài liệu lưu trữ tại xã Kỳ Lạc, Hà Tĩnh

Trong buổi làm việc với xã Kỳ Lạc, tỉnh Hà Tĩnh, HCTECH đã trao đổi và giới thiệu các giải pháp công nghệ phục vụ công tác quản lý, điều hành và chuyển đổi số tại địa phương. Nội dung tập trung vào hai nhóm vấn đề: ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ cán bộ, công chức và công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính.

Ứng dụng AI hỗ trợ công tác quản lý, điều hành

Tại buổi làm việc, HCTECH giới thiệu các chức năng ứng dụng AI có thể hỗ trợ cán bộ, công chức trong quá trình xử lý công việc hằng ngày, hướng đến giảm thời gian thực hiện các tác vụ hành chính và nâng cao hiệu quả khai thác thông tin.

Các chức năng được trao đổi gồm: tra cứu và tóm tắt văn bản, giúp cán bộ nhanh chóng nắm bắt nội dung cần xử lý; hỗ trợ soạn thảo văn bản theo mẫu và thể thức phù hợp với yêu cầu của từng cơ quan, đơn vị; chuyển nội dung ghi âm cuộc họp thành văn bản và hỗ trợ xây dựng dự thảo biên bản; khai thác dữ liệu nội bộ từ kho tài liệu được cung cấp; và hỗ trợ theo dõi, giao việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Trao đổi phương án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ

Bên cạnh các giải pháp ứng dụng AI, công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ là một nội dung được xã Kỳ Lạc đặc biệt quan tâm. Theo trao đổi tại buổi làm việc, địa phương hiện có khối lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị hành chính trước sắp xếp cần được rà soát, phân loại và xử lý; khối lượng được đề cập vào khoảng hơn 127 mét tài liệu. Số lượng cụ thể và phạm vi thực hiện sẽ cần được kiểm tra, thống nhất qua quá trình khảo sát thực tế.

HCTECH trao đổi phương án triển khai theo hướng kết hợp chỉnh lý tài liệu với số hóa có chọn lọc, trên cơ sở kiểm tra hồ sơ thực tế và xác định nhóm tài liệu cần ưu tiên. Việc số hóa không thực hiện dàn trải mà cần xem xét nhu cầu khai thác, giá trị sử dụng, tình trạng hồ sơ và các quy định liên quan.

Đối với việc tổ chức nhân sự và địa điểm thực hiện, hai bên cũng trao đổi khả năng bố trí nhân sự xử lý tài liệu tại địa phương hoặc tổ chức thực hiện theo phương án phù hợp với điều kiện kho lưu trữ. Công tác bảo đảm an toàn, bảo mật và kiểm soát quá trình xử lý tài liệu được xác định là những yêu cầu cần được quan tâm xuyên suốt quá trình triển khai.

Hướng đến triển khai phù hợp với nhu cầu và nguồn lực địa phương

Tại buổi làm việc, các bên cũng trao đổi về khả năng bố trí kinh phí, phương án lập dự toán và lộ trình triển khai. Việc lựa chọn phạm vi thực hiện cần căn cứ vào nhu cầu thực tế, nguồn lực ngân sách và các thủ tục liên quan của địa phương.

Đối với giải pháp ứng dụng AI, HCTECH đề xuất cung cấp tài khoản dùng thử để cán bộ trải nghiệm, đánh giá chức năng trước khi xem xét triển khai chính thức. Cách tiếp cận này giúp địa phương có cơ sở thực tế để đánh giá mức độ phù hợp của giải pháp với công việc chuyên môn. Với công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu, HCTECH sẽ phối hợp làm rõ khối lượng, phạm vi hồ sơ, phương án thực hiện và các yêu cầu nghiệp vụ để xây dựng báo giá, dự toán làm cơ sở xem xét các bước tiếp theo.

Đà Nẵng, ngày 21 tháng 09 năm 2026
Người viết: Phạm Ngọc Toàn